Se acaba papeleo en Gobierno Federal: Oficializan formato digital

Emitió la Presidencia de Andrés Manuel López Obrador el Acuerdo decretado en el Diario Oficial de la Federación, que presentó la secretaria de la Función Pública, Irma Eréndira Sandoval Ballesteros.

Por carácter “obligatorio” todas las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal (dependencias del gobierno, autónomos, institutos y demás) -con sólo cuatro excepciones- deberán presentar sus archivos en digital y usar el correo electrónico institucional para notificaciones o cualquier manejo de información que no exija formalidad o tratamiento distintos.

La excepción a este decreto son las secretarías de Salud (SSa), Defensa Nacional (Sedena), Marina (Semar) y Guardia Nacional (GN)

El Archivo General de la Nación (AGN) emitió recomendaciones para las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.

• Las comunicaciones de carácter oficial que en lo sucesivo generen y envíen las dependencias y entidades de la APF a través del correo electrónico institucional, deberán emitirse desde la cuenta del funcionario que suscriba la comunicación y para su identificación se dará continuidad a la numeración consecutiva que guardan los oficios que hasta el momento se habían generado de forma impresa.
• Para facilitar la identificación de los correos electrónicos que, en atención al citado Acuerdo, se envíen durante la emergencia sanitaria, las dependencias y entidades de la APF pueden optar por agregar una letra o siglas a su número consecutivo través de la cuales se identifique el carácter electrónico de la comunicación.
• Para asegurar la organización, conservación, administración y preservación homogénea de los documentos que integran sus archivos deberá observarse todo lo dispuesto en el Título Segundo de la Gestión Documental y Administración de Archivos de la Ley General de Archivos.

Y el AGN compartió un ejemplo de formato digital:

Aquí los lineamientos del acuerdo que emitió el Gobierno:

ACUERDO POR EL QUE SE ESTABLECEN LOS LINEAMIENTOS PARA EL INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN OFICIAL A TRAVÉS DE CORREO ELECTRÓNICO INSTITUCIONAL COMO MEDIDA COMPLEMENTARIA DE LAS ACCIONES PARA EL COMBATE DE LA ENFERMEDAD GENERADA POR EL VIRUS SARS-CoV2 (COVID-19).

Primero.- Los presentes lineamientos tienen por objeto establecer medidas que permitan la continuidad de las actividades y operación de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, en materia de intercambio de la información oficial, durante la contingencia derivada de la pandemia provocada por el coronavirus SARS-CoV2, sin poner en riesgo a la ciudadanía, incluidos a los servidores públicos.

Las disposiciones de los presentes Lineamientos son de carácter obligatorio para todos los servidores públicos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, quienes serán responsables de su observancia y aplicación.

Se exceptúan de los presentes Lineamientos las unidades administrativas de las secretarías de Salud, Defensa Nacional, Marina y Guardia Nacional que estén realizando actividades prioritarias para hacer frente a la contingencia sanitaria o dando continuidad a los proyectos prioritarios de la presente administración. Así como aquellos trámites que actualmente se llevan por medios electrónicos.

Segundo.- El correo electrónico institucional se utilizará preferentemente como medio de notificación de la información oficial entre los servidores públicos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, siempre que la ley o cualquier disposición normativa vigente no exija formalidad distinta en su tratamiento y efectos.

Tercero.- Los servidores públicos deberán cerciorarse de la remisión y recepción de la información a través de los correos institucionales de las dependencias y entidades.

Para tal efecto los servidores públicos receptores de la información deberán invariablemente acusar de recibido por el mismo medio electrónico, en tanto que para las autoridades transmisoras será obligación cerciorarse mediante la recepción del acuse respectivo de que la información enviada fue exitosa.

Cuarto.- Será obligación del servidor público remitente de la información conservar el acuse de recibo, para los efectos conducentes.

Quinto.- La información oficial enviada o recibida no debe ser alterada, en todo caso, si se pretende modificar todo o una parte de la misma, se deberá enviar un nuevo correo electrónico precisando si se trata de un alcance o si se deja sin efectos el anterior.

Sexto.- El correo electrónico, que se envíe, sustituirá a los oficios que tradicionalmente se han empleado como medio de intercambio de información formal siempre que reúnan las características como membretes, sellos y números consecutivos, entre otros, que en su caso la Oficina de la Presidencia disponga para estos fines.

Séptimo.- A la conclusión del periodo de contingencia, en caso de que los servidores públicos lo consideren necesario, enviarán oficio a los destinatarios confirmando el carácter oficial y formal, de la información remitida por medio electrónico, debiendo identificar los correos electrónicos que fueron enviados durante la emergencia sanitaria.

En la aplicación de los presentes lineamientos, los servidores públicos, deberán observar lo dispuesto en la Ley General de Archivos, respecto a la organización, conservación, administración y preservación homogénea de los documentos que integran sus archivos.

Octavo.- Los presentes lineamientos deberán adoptarse hasta en tanto las autoridades competentes en materia de salud determinen la reanudación de las actividades presenciales que han sido suspendidas, así como la forma y plazos en que los servidores públicos se reincorporen a sus centros de trabajo con motivo de la conclusión de las medidas de prevención y contención de propagación del coronavirus SARS-CoV2.

Noveno.- Los Oficiales Mayores o Titulares de las Unidades de Administración y Finanzas o equivalentes de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal serán los responsables de la aplicación de los presentes Lineamientos; para tal efecto, deberán establecer los mecanismos de control que aseguren la administración de los recursos públicos con criterios de eficiencia y transparencia, de acuerdo con las disposiciones jurídicas aplicables.

Décimo.- La Secretaría de la Función Pública, a través de los Órganos Internos de Control en las dependencias y entidades vigilará el cumplimiento de los presentes Lineamientos.

Décimo Primero.- La interpretación y las situaciones no previstas en los presentes Lineamientos serán resueltas por la Secretaría de la Función Pública.

TRANSITORIOS

ÚNICO.- El presente Acuerdo entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Diario Oficial de la Federación.

Ciudad de México, a los diecisiete días del mes de abril de 2020.- La Secretaria de la Función Pública, Irma Eréndira Sandoval Ballesteros.- Rúbrica.