Contratará Desarrollo Rural digitalización de 3.5 millones de hojas

Lanzó el Gobierno del Estado a través de Hacienda el proceso de contratación para la digitalización y captura de más de 3 millones y medio de hojas de la SDR, que forman parte de los archivos de trámite y concentración de la dependencia.

El servicio contempla la digitalización de un volumen mínimo de 2.4 millones y hasta 3.5 millones de hojas, correspondientes a 14 mil 131 expedientes que actualmente resguardan en las áreas comunes y sustantivas de la Secretaría.

El objetivo del proyecto es modernizar el Sistema Institucional de Archivos, facilitar la consulta de información y asegurar la conservación de los acervos documentales en formatos físico y digital.

Para ello, buscan contar con un archivo completamente organizado en versión electrónica, con herramientas que permitan la consulta eficiente y segura de los documentos.

Digitalización.

El servicio incluirá la recepción, preparación, digitalización, revisión, captura, reintegración y devolución controlada de los expedientes físicos, siguiendo lineamientos técnicos específicos.

Los documentos serán digitalizados mediante escáneres de alta producción, con capacidad mínima de 110 páginas por minuto y resolución de 22 IPS, utilizando un sistema de transporte abierto en línea recta y bandas de aspiración que garanticen la protección de los materiales.

Asimismo, el proveedor deberá generar imágenes digitales maestras en formato JPEG, a color y con 300 DPI, además de expedientes en formato PDF con reconocimiento de texto (OCR), optimizados para uso web y sin hojas en blanco.

El contrato también prevé la instalación de una herramienta web sin costo adicional, que permitirá visualizar, consultar, editar e integrar documentos en diversos formatos sin necesidad del software original, con controles de acceso para al menos 50 usuarios.

Esta plataforma deberá estar disponible las 24 horas del día y alojarse en un servidor de la propia Secretaría, con una capacidad máxima de 20 terabytes.

Capacitación y control de calidad.

Como parte del servicio, la empresa adjudicada deberá impartir capacitaciones presenciales al personal de la Secretaría para garantizar el correcto uso del sistema y la gestión de los archivos digitalizados.

Además, se implementará un sistema de control de calidad que validará cada etapa del proceso mediante la revisión visual, la mejora automatizada de imágenes y pruebas de laboratorio que certifiquen que los escáneres utilizados son adecuados para documentos históricos y administrativos.

Labores de digitalización.

Las labores de digitalización se realizarán en la bodega de la Secretaría de Desarrollo Rural, ubicada en calle Jesús García No. 3304, Colonia Centro, Chihuahua, en un horario de lunes a viernes de 9:00 a.m. a 3:00 p.m.

El sitio cuenta con alimentación eléctrica de 110 V y servicios sanitarios, además de los espacios adecuados para la instalación de los equipos de cómputo y escáneres que el proveedor deberá suministrar.